Microsoft Outlook và Salesforce trong Đồng bộ hóa

© Bản quyền 2000–2022 salesforce.com, inc. Đã đăng ký Bản quyền. Salesforce là nhãn hiệu đã đăng ký của salesforce.com, inc., cũng như các tên và nhãn hiệu khác. Các nhãn hiệu khác xuất hiện ở đây có thể là nhãn hiệu của các chủ sở hữu tương ứng.

ĐỒNG BỘ HÓA MICROSOFT® OUTLOOK® VÀ CƠ BẢN VỀ LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG

Nếu cả Outlook và Salesforce đều cần thiết cho thói quen làm việc hàng ngày của bạn, thì bạn có thể tăng năng suất của mình bằng cách tự động đồng bộ hóa giữa hai hệ thống. Salesforce cho Outlook, ứng dụng tích hợp Microsoft® Outlook® mà bạn cài đặt, đồng bộ hóa danh bạ, sự kiện và tác vụ giữa Outlook và Salesforce. Ngoài việc đồng bộ hóa các mục này, bạn có thể thêm email, tệp đính kèm, sự kiện và tác vụ Outlook vào nhiều liên hệ Salesforce và view Bản ghi Salesforce liên quan đến các liên hệ và khách hàng tiềm năng trong email và sự kiện của bạn—tất cả đều trực tiếp trong Outlook. Bạn có thể tùy chỉnh những gì bạn đồng bộ hóa và hướng đồng bộ hóa giữa Outlook và Salesforce. Quản trị viên của bạn xác định cấp độ mà bạn có thể tùy chỉnh các cài đặt này trong Salesforce. Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu về các chi tiết cần thiết nhất để thiết lập và chạy với Salesforce cho Outlook.

Cái gì đi đâu?

Trong hầu hết các trường hợp, các tổ chức thiết lập Salesforce cho Outlook để đồng bộ hóa danh bạ, sự kiện và nhiệm vụ theo cả hai cách giữa Outlook và Salesforce. Điều này giúp dữ liệu của bạn được đồng bộ hóa tự động. Tuy nhiên, tổ chức của bạn có thể khác với những gì bạn có thể đồng bộ hóa và hướng bạn đồng bộ hóa. Đối với người yêu cũample, tổ chức của bạn chỉ có thể đồng bộ hóa danh bạ và sự kiện từ Salesforce sang Outlook. Nếu tổ chức của bạn được thiết lập để thêm email và chia sẻ hoạt động, bạn sẽ chỉ chọn những email bạn muốn thêm vào bản ghi Salesforce mà bạn chọn. Cụ thể, bạn có thể thêm email vào nhiều liên hệ và vào một bản ghi khác mà bạn có thể liên kết các tác vụ, chẳng hạn như tài khoản, trường hợp hoặc cơ hội.

ĐẠT CẤP CAO VIEW CÔNG VIỆC HỘI NHẬP CỦA BẠN

Hãy nhanh chóng lạiview cách bạn sẽ hoàn thành công việc tích hợp Outlook và Salesforce của mình bằng cách sử dụng Salesforce cho Outlook v2.2.0 trở lên.

Đồng bộ hóa danh bạ, sự kiện và tác vụ của bạn

Đồng bộ hóa các mục giữa Outlook và Salesforce rất đơn giản và tự động. Trước khi bất kỳ quá trình đồng bộ hóa nào diễn ra, bạn sẽ cần quyết định xem bạn muốn Salesforce cho Outlook đồng bộ hóa tất cả các mục của mình hay chỉ những mục bạn chỉ định. Nếu bạn chọn chỉ định các mục bạn muốn đồng bộ hóa, bạn sẽ thực hiện như thế này.

1. Chọn các mục bạn muốn đồng bộ hóa. Bạn có thể chọn nhiều mục khi nhấn CTRL trong khi nhấp vào các mục đó.
2. Nhấp chuột phải vào một mục đã chọn, sau đó chọn Phân loại > Đồng bộ hóa với Salesforce. Các mục sẽ tự động đồng bộ hóa trong chu kỳ đồng bộ hóa tiếp theo.

Làm việc trực tiếp với Bản ghi Salesforce trong Outlook

Chúng tôi hiểu rằng bạn có thể dành phần lớn thời gian để bán hàng cho khách hàng trong khi làm việc trong Outlook. Để giúp bạn trong quá trình bán hàng, chúng tôi đã bao gồm Bảng điều khiển bên Salesforce, xuất hiện trong Outlook.

Lên cấp cao View công việc tích hợp của bạn

Khi bạn chọn một email từ Hộp thư đến hoặc một sự kiện từ Lịch trong Outlook, Bảng điều khiển bên Salesforce sẽ hiển thị chi tiết khách hàng tiềm năng và liên hệ Salesforce có liên quan trực tiếp trong Outlook. Sau khi quản trị viên của bạn bật bảng điều khiển bên trong cấu hình Outlook của bạn, bảng điều khiển bên cạnh sẽ hiển thị tối đa 10 liên hệ và khách hàng tiềm năng từ các trường Từ, Đến và Cc của email hoặc sự kiện của bạn. Ngoài ra, Bảng điều khiển bên Salesforce:

• Hiển thị tối đa bốn hoạt động, cơ hội và trường hợp liên quan đến người liên hệ và khách hàng tiềm năng xuất hiện trong bảng điều khiển bên.
• Cho phép bạn thêm email Outlook và tệp đính kèm vào nhiều bản ghi Salesforce.
• Cho phép bạn thêm các sự kiện và nhiệm vụ Outlook vào nhiều liên hệ và vào một bản ghi khác mà bạn có thể liên kết các nhiệm vụ, chẳng hạn như tài khoản, trường hợp hoặc thậm chí là bản ghi đối tượng tùy chỉnh.
• Phát hiện các liên hệ hoặc khách hàng tiềm năng trùng lặp. Bạn chọn những cái phù hợp nhất để hiển thị trong bảng điều khiển bên.
• Bao gồm tính năng Tìm kiếm để tìm các bản ghi Salesforce bổ sung.
• Bao gồm các liên kết đến view ghi đầy đủ chi tiết trực tiếp trong Salesforce.

Đây là cách bạn sẽ sử dụng bảng điều khiển bên.

1. Chọn một email hoặc sự kiện trong Outlook.
2. Review nội dung Salesforce xuất hiện trong bảng điều khiển bên, hiển thị các liên hệ và khách hàng tiềm năng dựa trên thứ tự chúng xuất hiện trong các trường Từ, Đến và Cc của email hoặc sự kiện của bạn. Đối với mỗi liên hệ và khách hàng tiềm năng, thật dễ dàng để view các hoạt động, cơ hội và trường hợp liên quan. Nếu bạn muốn view đầy đủ chi tiết về bản ghi, chỉ cần nhấp vào liên kết của bản ghi để mở trực tiếp trong Salesforce. Để thêm email hoặc sự kiện của bạn vào bản ghi Salesforce mà bạn chọn, hãy nhấp vào bên cạnh những bản ghi đó. Tệp đính kèm email được bao gồm tự động khi bạn thêm email vào Salesforce, trừ khi tổ chức của bạn đã bật tính năng cho phép bạn chọn tệp đính kèm email cụ thể. Trong trường hợp đó, bạn sẽ thấy bên cạnh các tệp đính kèm riêng lẻ trong bảng điều khiển bên cạnh. Nhấp vào biểu tượng để thêm các tệp đính kèm đó vào Salesforce. Nếu bạn đã bật tính năng Tài khoản mạng xã hội và Danh bạ trong Salesforce, bảng điều khiển bên sẽ hiển thị Facebook® hoặc Twitter™ profile ảnh—bất kỳ ảnh nào bạn chọn hiển thị trong Salesforce cho những người liên hệ và khách hàng tiềm năng đó.
   Lên cấp cao View công việc tích hợp của bạn
3. Chọn các liên hệ và khách hàng tiềm năng khác có liên quan đến email của bạn để view chi tiết của họ, cùng với các hoạt động, trường hợp và cơ hội liên quan.
4. nhanh chóng xem các bản ghi Salesforce mà bạn đã thêm email hoặc sự kiện vào. Nếu bạn không thấy các bản ghi mà bạn đang tìm kiếm, hãy bấm để tìm các bản ghi khác, sau đó thêm email, sự kiện hoặc tác vụ từ danh sách tác vụ Outlook vào chúng. Thậm chí còn có một tính năng thu gọn để ẩn bảng điều khiển bên.

LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG CHO YÊU CẦU HỆ THỐNG OUTLOOK

Hãy lạiview các yêu cầu này trước khi bạn tải xuống và cài đặt Salesforce cho Outlook v2.2.0 trở lên.

Các yêu cầu khác

Lực lượng bán hàng cho yêu cầu hệ thống Outlook

BỨC TRANH LỚN ĐỂ THIẾT LẬP LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG CHO OUTLOOK

Quá trình thiết lập Salesforce cho Outlook diễn ra nhanh chóng và dễ dàng.

1. Từ Salesforce, bạn sẽ tải xuống trình cài đặt Salesforce cho Outlook.
2. Bạn sẽ cài đặt Salesforce cho Outlook trên máy tính của mình, sau đó thực hiện quy trình cấu hình dễ dàng.
3. Tùy thuộc vào các giới hạn mà quản trị viên của bạn đặt ra, bạn sẽ tùy chỉnh cài đặt Salesforce cho Outlook để đồng bộ hóa những gì bạn muốn và chỉ ra các hướng đồng bộ hóa giữa Microsoft® Outlook® và Salesforce.

Giờ đây, bạn có thể tiếp tục Tải xuống Trình cài đặt Salesforce cho Outlook ở trang 8.

TẢI XUỐNG LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG CHO TRÌNH CÀI ĐẶT OUTLOOK

Bạn sẽ tải xuống trình cài đặt từ Salesforce.

1. Đóng Microsoft® Outlook®.
2. Nếu bạn đang tải xuống Salesforce cho Outlook lần đầu tiên, hãy tiếp tục sang bước tiếp theo. Nếu bạn đang nâng cấp, trước tiên hãy đóng Salesforce for Outlook bằng cách nhấp chuột phải vào biểu tượng Salesforce for Outlook ( ) trong khay hệ thống của bạn và nhấp vào Thoát. Sau đó, hãy làm theo các bước dựa trên phiên bản bạn đang nâng cấp:
   • Để nâng cấp từ Salesforce cho Outlook v2.4.2 trở xuống, hãy gỡ cài đặt phiên bản hiện tại của bạn khỏi Bảng điều khiển Microsoft Windows®.
   • Để nâng cấp từ Salesforce cho Outlook v2.5.0. hoặc muộn hơn, hãy tiếp tục bước tiếp theo.
3. Từ cài đặt cá nhân của bạn, hãy nhập Salesforce cho Outlook trong hộp Tìm nhanh, sau đó chọn Salesforce cho Outlook.
4. Nhấp vào Tải xuống. Sau đó nhấp vào Lưu File. Nếu nút Tải xuống không khả dụng, hãy yêu cầu quản trị viên chỉ định cho bạn một cấu hình Outlook.

Nếu bạn là quản trị viên, hãy triển khai cài đặt đồng thời cho nhiều người dùng bằng cách sử dụng phiên bản .msi của trình cài đặt. Bây giờ, hãy tiếp tục Cài đặt và Thiết lập Salesforce cho Outlook ở trang 9.

Bây giờ bạn đã tải xuống trình cài đặt, bạn có thể bắt đầu quá trình cài đặt và thiết lập.

1. Mở cài đặt file bạn đã tải xuống và lưu, đồng thời hoàn tất trình hướng dẫn cài đặt.
   Ghi chú: Nếu bạn chưa cài đặt .NET 4, trình hướng dẫn cài đặt sẽ cài đặt nó cho bạn. Hãy nhớ rằng trình hướng dẫn cài đặt sẽ nhắc bạn khởi động lại máy sau khi cài đặt .NET 4. Sau khi khởi động lại, hãy chạy lại trình hướng dẫn cài đặt để hoàn tất quá trình cài đặt.
2. Mở Microsoft® Outlook®. Trình hướng dẫn thiết lập sẽ mở ra và biểu tượng Salesforce for Outlook ( ) xuất hiện trong khay hệ thống của bạn. Nếu trình hướng dẫn không mở, bạn có thể khởi động thủ công. Nhấp chuột phải và nhấp vào Cài đặt.
3. Nếu bạn muốn đăng nhập vào một trang web khác với mặc định, hãy nhấp vào Thay đổi URL và chọn máy chủ mà bạn muốn kết nối. Nếu máy chủ bạn muốn không được liệt kê, hãy chọn Khác… và nhập URL, chẳng hạn như miền tùy chỉnh được tổ chức của bạn sử dụng.
4. Nhập tên người dùng và mật khẩu của bạn.
5. Nhấp vào Phê duyệt. Làm như vậy sẽ tạo kết nối an toàn giữa Outlook và Salesforce. Bạn không phải đăng nhập lại trừ khi gặp lỗi.
   Ghi chú: Nếu tổ chức của bạn hạn chế địa chỉ IP, thông tin đăng nhập từ các IP không đáng tin cậy sẽ bị chặn cho đến khi chúng được kích hoạt. Salesforce tự động gửi cho bạn một email kích hoạt mà bạn có thể sử dụng để đăng nhập. Làm như vậy cho phép bạn kết nối mà không bị hạn chế IP từ mọi nơi.
6. Nhấp vào Tiếp theo và lạiview hướng đồng bộ hóa do quản trị viên của bạn thiết lập. Để đồng bộ hóa các mục Outlook của bạn với các thư mục khác nhau, hãy bấm vào Thay đổi Thư mục và chọn các thư mục nằm trong thư mục mặc định của bạn hoặc thư mục Hộp thư chính.
7. Nhấp vào Tiếp theo, sau đó chọn phương thức đồng bộ hóa của bạn.
   • Chọn đồng bộ hóa tất cả danh bạ, sự kiện và tác vụ của bạn. Đánh dấu các mục mà bạn không muốn đồng bộ hóa với danh mục “Không đồng bộ hóa với Salesforce” trong Outlook.

Cài đặt và thiết lập Salesforce cho Outlook

• Chọn đồng bộ hóa các liên hệ, sự kiện và tác vụ riêng lẻ. Đánh dấu các mục mà bạn muốn đồng bộ hóa với danh mục “Đồng bộ hóa với Salesforce” trong Outlook.
•  Bấm vào Tiếp theo, sau đó chọn các loại mục riêng tư mà bạn muốn đồng bộ hóa.
•  Nhấp vào để lưu. Một thông báo chào mừng xuất hiện ở biểu tượng khay hệ thống hiện đang hoạt động. Nếu bạn được định cấu hình để đồng bộ hóa các mục Outlook và bạn đã chọn Chỉ đồng bộ hóa các mục Outlook tôi chọn cho phương pháp đồng bộ hóa của mình, thì tất cả các mục trong thư mục bạn chọn sẽ bắt đầu đồng bộ hóa tự động. Biểu tượng quay trong mỗi chu kỳ đồng bộ hóa. Bây giờ chúng ta sẽ tiếp tục tùy chỉnh Salesforce cho Outlook.

TÙY CHỈNH LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG CHO OUTLOOK
Tùy thuộc vào các giới hạn mà quản trị viên của bạn đặt, bạn có thể tùy chỉnh:

• Nội dung bạn đồng bộ hóa, bao gồm danh bạ, sự kiện và tác vụ
• Hướng bạn đồng bộ hóa giữa Microsoft® Outlook® và Salesforce
• Khả năng của bạn để thêm email Outlook vào bản ghi Salesforce theo cách thủ công

Bây giờ chúng ta sẽ lạiview và điều chỉnh cài đặt trong cấu hình Salesforce cho Outlook của bạn.

1. Nhấp chuột phải vào biểu tượng khay hệ thống và chọn Salesforce.com > Cấu hình Outlook. Hình ảnh sau đây cho biết cách các tùy chọn xuất hiện nếu quản trị viên của bạn không đặt ra các giới hạn đối với các tùy chỉnh của Salesforce cho Outlook.
2. Review cài đặt email của bạn và đảm bảo rằng cả hai tùy chọn Bảng điều khiển bên và Thêm email đều được bật. Điều này rất quan trọng vì các tùy chọn này đóng vai trò quan trọng trong việc giúp bạn trở nên hiệu quả với quy trình tích hợp Outlook và Salesforce của mình.
3. Review những gì bạn đã thiết lập để đồng bộ hóa. Nếu muốn, bạn có thể thay đổi các loại mục bạn đồng bộ hóa tại đây.
4. Nếu bạn muốn thay đổi hướng đồng bộ hóa và hành vi xung đột, hãy sử dụng danh sách thả xuống.
5. Nhấp vào Lưu.
   Bây giờ, bạn đã sẵn sàng để tiếp tục bật Đồng bộ hóa giữa Outlook và Salesforce.

ĐỒNG BỘ HÓA GIỮA OUTLOOK VÀ BÁN HÀNG

Khi Salesforce cho Outlook đồng bộ hóa danh bạ, sự kiện và nhiệm vụ của bạn, nó sẽ thực hiện theo lịch trình. Các sự kiện và nhiệm vụ tự động đồng bộ hóa cứ sau mười phút; danh bạ tự động đồng bộ hóa mỗi giờ. Tuy nhiên, nếu Salesforce cho Outlook phát hiện bàn phím hoặc chuột không hoạt động trong 30 phút, thì tần suất đồng bộ hóa cho các sự kiện và tác vụ sẽ thay đổi thành 30 phút. Sau hai giờ không hoạt động, tần suất của tất cả các bản cập nhật sẽ thay đổi thành hourly và sau bốn giờ, tần suất thay đổi thành bốn giờ một lần.

Quản lý các mục không tự động gán cho bản ghi Salesforce

Nếu chi tiết trong các mục bạn đồng bộ hóa bị thiếu hoặc trùng lặp, thì Salesforce cho Outlook không thể chỉ định các mục này cho bản ghi Salesforce. Cách tốt nhất để giữ cho các mục chưa được giải quyết này ở mức tối thiểu là sử dụng Bảng điều khiển bên Salesforce để thêm email và sự kiện vào bản ghi Salesforce mà chúng tôi sẽ đề cập sau.

1. Trong Salesforce Classic, bạn có thể truy cập các mục chưa được giải quyết của mình từ phím tắt Mục chưa được giải quyết ở thanh bên. Trong Trải nghiệm sét, hãy nhấp vào chuyên nghiệp của bạnfile ảnh, rồi bấm vào Cài đặt. Nhập Email vào hộp Tìm nhanh, sau đó chọn Các mục chưa được giải quyết của tôi.
2. Để lạiview các mục chưa được chỉ định theo loại, hãy chọn một tab.
3. View các mục chưa được chỉ định của bạn.
4. Chỉ định các mặt hàng của bạn cho bản ghi Salesforce theo cách thủ công hoặc sử dụng các đề xuất của Salesforce. Nếu bạn không muốn gán một mục cho bản ghi, hãy chọn Không gán. Các mục chưa được chỉ định không được liên kết với các bản ghi khác và chỉ hiển thị với bạn.
   Bây giờ, hãy tiếp tục Thêm email, sự kiện và nhiệm vụ vào Bản ghi Salesforce trên .

THÊM EMAIL, SỰ KIỆN VÀ NHIỆM VỤ VÀO HỒ SƠ LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG

Nếu bạn muốn thêm các email, sự kiện và nhiệm vụ quan trọng vào bản ghi Salesforce, thì việc này rất nhanh chóng. Đây là người yêu cũamptập tin về cách bạn sẽ thêm email vào bản ghi Salesforce.

1. 1. Chọn một email trong Outlook. Bảng điều khiển bên hiển thị các bản ghi Salesforce liên quan đến các liên hệ trong email của bạn.
2. Bên cạnh mỗi bản ghi Salesforce mà bạn đang thêm email của mình vào, hãy nhấp vào. Sau khi bạn thêm email, chỉ báo email đã thêm xuất hiện bên cạnh các bản ghi đó.
3. Theo dõi các bản ghi mà bạn đã thêm email của mình vào.

Bạn sẽ thêm các sự kiện giống như cách bạn thêm email. Chỉ cần chọn một sự kiện từ lịch Outlook của bạn và thực hiện các bước tương tự.

Tiếp theo là gì?

Bây giờ bạn đã biết kiến ​​thức cơ bản về đồng bộ hóa các mục và thêm email, bạn có thểview các chủ đề trợ giúp trực tuyến này để tìm hiểu cách giữ cho hệ thống của bạn luôn đồng bộ.

• Quản lý Salesforce của bạn cho cấu hình Outlook
• Sử dụng ứng dụng Salesforce cho khay hệ thống Outlook
• Câu hỏi thường gặp về Salesforce cho Outlook

Cảm ơn bạn đã sử dụng Salesforce!

Tài liệu / Tài nguyên

lực lượng bán hàng Microsoft Outlook và Lực lượng bán hàng trong Đồng bộ hóa [tập tin pdf] Hướng dẫn Microsoft Outlook và Salesforce đồng bộ, Microsoft Outlook, Salesforce đồng bộ, Outlook đồng bộ

Tài liệu tham khảo

• Hướng dẫn sử dụng