Ứng dụng Google Workspace
Tóm tắt nội dung
Hướng dẫn này cung cấp năm khuyến nghị chính của Google để di chuyển sang Google Workspace. Hướng dẫn phác thảo các công cụ, tài nguyên và hỗ trợ đã được chứng minh, ngoài ra còn có những câu chuyện từ những khách hàng đã di chuyển thành công. Đối với các giám đốc thông tin (CIO) đang tìm kiếm giải pháp năng suất và cộng tác hiện đại, Google Workspace cung cấp một giải pháp thay thế hấp dẫn cho các công cụ cũ dành cho doanh nghiệp. Được 10 triệu khách hàng và 3 tỷ người dùng trên toàn thế giới tin dùng, Google Workspace cung cấp cho các tổ chức một môi trường quen thuộc, hiện đại và trực quan để giao tiếp, file quản lý, đồng sáng tạo tài liệu và nhiều hơn nữa.
Tại sao lại là Google
Không gian làm việc? Một bản tóm tắt ngắn gọn
Google Workspace có thể giúp các tổ chức ở mọi quy mô và trong hầu hết mọi ngành công nghiệp nâng cao tính bảo mật, năng suất và cộng tác. Với các tính năng bảo mật do AI hỗ trợ và kiến trúc gốc đám mây và không tin cậy, các doanh nghiệp dựa vào Workspace để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm nhất của họ. Trí tuệ nhân tạo (AI) được nhúng trong bộ năng suất có thể giúp các tổ chức tiết kiệm thời gian và cải thiện chất lượng công việc.
Sử dụng Google Workspace với Gemini, các doanh nghiệp ở mọi quy mô đều triển khai AI an toàn ở quy mô lớn. Theo nghiên cứu gần đây của chúng tôi về khách hàng doanh nghiệp sử dụng Gemini, người dùng tiết kiệm trung bình 105 phút mỗi tuần và 75% người dùng hàng ngày cho biết điều này cải thiện chất lượng công việc của họ. Các tổ chức di chuyển sang Workspace để nắm bắt cơ hội hiện đại hóa CNTT và văn hóa, hợp lý hóa quy trình làm việc để đưa ra quyết định nhanh hơn và giúp loại bỏ tình trạng tắc nghẽn thông qua cộng tác liền mạch.
Chương 1
Năm khuyến nghị chính để di chuyển suôn sẻ sang Google Workspace
Di chuyển sang bất kỳ công nghệ nào cũng là một quá trình đa diện, nhưng không nhất thiết phải khó khăn. Các tổ chức trên toàn cầu đều chọn di chuyển sang Workspace hàng năm. Một cuộc di chuyển thành công đòi hỏi một cách tiếp cận chiến lược ưu tiên hiểu biết về môi trường công nghệ và dữ liệu nguồn, giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn và nhận ra rằng quản lý thay đổi cho nhân viên là một thành phần quan trọng để thành công.
Mỗi hành trình di chuyển sẽ là duy nhất và mốc thời gian sẽ khác nhau tùy thuộc vào khối lượng dữ liệu và mức độ phức tạp của tổ chức. Khi lập kế hoạch di chuyển, điều quan trọng là phải bắt đầu bằng việc cân nhắc cẩn thận về môi trường hiện tại của tổ chức cũng như các nhu cầu và hoàn cảnh cụ thể. Khách hàng thường được hưởng lợi khi bắt đầu quá trình này 1–2 năm trước khi kết thúc thỏa thuận cấp phép với nhà cung cấp cũ.
Sau đây là năm bước bạn có thể thực hiện để bắt đầu quá trình này cùng với nhóm tài khoản Google và đối tác triển khai đã chọn.
Kiểm tra và hiểu dữ liệu nguồn
Đánh giá chính xác loại dữ liệu, kích thước và độ phức tạp để dự đoán các thách thức và tối ưu hóa phương pháp di chuyển. Xác định phân phối dữ liệu của bạn để khám phá cách dữ liệu được phân bổ trên toàn bộ hệ thống nguồn. Lưu ý rằng các yêu cầu về dữ liệu của tổ chức có thể khác nhau tùy theo phòng ban và những nhu cầu này sẽ thông báo cho mốc thời gian và chiến lược di chuyển của bạn. Chủ động giải quyết mọi loại dữ liệu không được hỗ trợ hoặc các hạn chế cứng trong Google Workspace để ngăn ngừa gián đoạn.
Tận dụng quét nguồn
Tiến hành phân tích dữ liệu toàn diện bằng cách sử dụng chức năng quét, chẳng hạn như Google Workspace Migrate, để có được thông tin chi tiết sâu sắc về dữ liệu nguồn. Tối ưu hóa quy trình di chuyển bằng cách phân phối hiệu quả khối lượng công việc trên cơ sở hạ tầng di chuyển và ưu tiên các tập dữ liệu lớn. Bạn có thể sử dụng ma trận sản phẩm di chuyển của Google Workspace để chủ động nghiên cứu các công cụ có thể được sử dụng để di chuyển các loại dữ liệu cụ thể.
Lên kế hoạch cho phương pháp di chuyển của bạn và bao gồm quản lý thay đổi ngay từ đầu:
Khi lập kế hoạch di chuyển doanh nghiệp, điều quan trọng là phải thống nhất nhóm CNTT, nhóm tài khoản Google và đối tác triển khai của bạn về các kết quả mong muốn với các mục tiêu và mục đích đã xác định. Một số tổ chức có thể chọn áp dụng Google Workspace cùng với các công cụ kế thừa và giải pháp điểm cụ thể.
Những người khác có thể chọn di chuyển hoàn toàn sang Google Workspace. Google hỗ trợ cả hai mô hình di chuyển; tuy nhiên, di chuyển hoàn toàn giúp các tổ chức tối đa hóa lợi ích và lợi tức đầu tư của Workspace.
Mặc dù có nhiều cách để doanh nghiệp xây dựng chiến lược di chuyển nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh, Google khuyến nghị phương pháp tiếp cận ba giai đoạn với CNTT cốt lõi, người dùng sớm và triển khai trên toàn cầu.
Phương pháp di chuyển theo giai đoạn được Google đề xuất
Ba giai đoạn triển khai cốt lõi thường mất 3–9 tháng.
- Giai đoạn 1: Lên kế hoạch & CNTT cốt lõi Chỉ triển khai cho nhóm CNTT cốt lõi.
Giai đoạn này bắt đầu bằng sự hợp tác với đối tác để điều chỉnh kế hoạch triển khai theo các biện pháp thực hành tốt nhất của Google và tạo ra lộ trình thành công cho toàn bộ dự án. Giai đoạn này xác nhận và kiểm tra thiết kế kỹ thuật, xác định các điểm tích hợp và cho phép nhóm làm quen với các công cụ và công nghệ. - Giai đoạn 2: Người dùng sớm triển khai tới 5–10% tổng số người dùng. Giai đoạn này xác thực quá trình di chuyển, kiểm tra kế hoạch quản lý thay đổi và thu thập phản hồi về đào tạo và truyền thông để có thể điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người dùng.
- Giai đoạn 3: Triển khai Go-Live toàn cầu cho tất cả người dùng. Giai đoạn này mang lại phần còn lại
của tổ chức trên tàu, tiến hành đào tạo và truyền thông mở rộng, và chuyển đổi sang áp dụng và chuyển đổi dài hạn. như được nêu trong hướng dẫn triển khai cho các tổ chức lớn. Quá trình này thường mất 3–9 tháng và có thể được điều chỉnh theo các yêu cầu và nhu cầu cụ thể của tổ chức bạn. - Một chiến lược quản lý thay đổi được thực hiện tốt là điều cần thiết cho quá trình di chuyển không gian làm việc suôn sẻ và thành công. Bằng cách tập trung vào giao tiếp, đào tạo và hỗ trợ, bạn có thể giảm thiểu sự gián đoạn, trao quyền cho nhân viên và đạt được kết quả kinh doanh mong muốn. Bạn có thể sử dụng hướng dẫn này làm mẫu cho chiến lược quản lý thay đổi của mình.
Ưu tiên di chuyển dữ liệu
Với sự cân nhắc và lập kế hoạch cẩn thận, hãy xác định dữ liệu quan trọng của tổ chức bạn để đưa vào hoạt động và dữ liệu nào không cần thiết để đưa vào hoạt động. Không cần thiết phải di chuyển tất cả dữ liệu vào ngày đưa vào hoạt động. Tập trung vào việc di chuyển dữ liệu cần thiết trước để đảm bảo trải nghiệm đưa vào hoạt động thành công. Cân nhắc di chuyển dữ liệu không quan trọng sau khi đưa vào hoạt động để hợp lý hóa quy trình di chuyển ban đầu.
Giảm thiểu rủi ro một cách chủ động
Dự đoán những thách thức trước khi di chuyển sẽ giúp nhóm của bạn đi đúng hướng. Giao tiếp cởi mở, lập kế hoạch chủ động và tập trung vào tính toàn vẹn của dữ liệu sẽ mở đường cho trải nghiệm di chuyển liền mạch.
Chương 2
Những câu chuyện thành công của khách hàng
Equifax thúc đẩy quá trình chuyển đổi văn hóa sau khi di chuyển hơn 20,000 nhân viên sang Workspace.
Là một trong ba công ty báo cáo tín dụng tại Hoa Kỳ, Equifax giúp hàng triệu người tiêu dùng và doanh nghiệp đạt được mục tiêu tài chính của họ mỗi năm. Equifax thúc đẩy quá trình chuyển đổi văn hóa trong toàn bộ doanh nghiệp của mình bằng cách áp dụng Google Workspace. Công ty đã di chuyển dữ liệu của khoảng 21,000 người dùng trước khi triển khai Workspace cho nhân viên tại 20 quốc gia. Bằng cách sử dụng công nghệ làm đòn bẩy, Equifax đã giúp lực lượng lao động của mình nuôi dưỡng văn hóa cộng tác và cộng đồng, tạo ra gần 100,000 tin nhắn Google Chat mỗi ngày. Sự đơn giản và bảo mật của Workspace cùng khả năng làm việc trên các tài liệu từ bất kỳ đâu đã giúp Equifax hợp lý hóa giao tiếp và cộng tác.
Cơ quan chính phủ Brazil di cư 3.5 triệu người files đến Workspace trong 2 tháng
Tại Brazil, Ministério Público do Estado do Amapá (MP-AP) là Văn phòng Công tố viên của Tiểu bang Amapá. Đây là một tổ chức được quản lý bởi Hiến pháp Liên bang Brazil và cam kết bảo vệ luật pháp, dân chủ và lợi ích của cá nhân và xã hội nói chung. Trong 2 tháng, cơ quan này đã di chuyển 4TB dữ liệu trải dài trên hơn 3.5 triệu tổ chức files. Hiện tại, MP-AP có thời gian hoạt động dịch vụ là 99.9% và tỷ lệ áp dụng Google Workspace là 90% trong số các nhân viên. Nó đã có được sự linh hoạt hơn cho những người làm việc từ xa, chia sẻ tài liệu dễ dàng hơn giữa các nhóm và các thực thể bên ngoài, và quản lý tốt hơn dữ liệu được lưu trữ bởi cơ quan.
LifeCell thực hiện quá trình di chuyển toàn diện cho hơn 1,200 nhân viên trong vòng chưa đầy 3 tháng để nâng cao hiệu quả
Được thành lập vào năm 2004, LifeCell là ngân hàng lưu trữ tế bào gốc và mô lớn nhất Ấn Độ. Đây là nhà cung cấp chính các xét nghiệm sàng lọc di truyền và là một công ty hàng đầu trong lĩnh vực trị liệu dựa trên tế bào và mô. LifeCell đã thực hiện quá trình di chuyển Google Workspace hoàn chỉnh trong vòng chưa đầy 3 tháng cho hơn 1,200 nhân viên, giúp chuyển đổi khả năng cộng tác với các thiết lập quyền riêng tư chi tiết. Google Workspace cũng đã giúp tổ chức nâng cao hiệu quả quy trình làm việc từ ban quản lý cấp cao đến nhân viên tuyến đầu bằng cách giảm các cuộc tấn công thư rác xuống mức không.
Trong vòng 4 tháng, Humana đã di chuyển 13,000 người dùng sang Workspace, cắt giảm chi phí CNTT và thắt chặt bảo mật. Các công cụ cộng tác dễ sử dụng trong Google Workspace đã cải thiện tinh thần và hiệu quả của 13,000 thành viên trong nhóm làm việc tại văn phòng và tại hiện trường tại Humana, một công ty hàng đầu về dịch vụ chăm sóc tại Phần Lan, Na Uy và Thụy Điển. Nhóm CNTT hiện tin tưởng rằng các tính năng bảo mật của Workspace đã được kiểm tra theo thời gian đang giữ an toàn cho dữ liệu nhạy cảm của khách hàng và Humana kỳ vọng việc di chuyển sang Workspace sẽ giảm ít nhất 50% các yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật. Humana đã di chuyển 22TB dữ liệu, bao gồm 55 triệu email, 5.5 triệu tài liệu và 4.5 triệu mục lịch.
Tôi hoàn toàn tin tưởng rằng nhóm Humana sẽ hài lòng và làm việc hiệu quả hơn khi sử dụng Google Workspace so với nền tảng trước đây của chúng tôi và cùng với Chrom OS, dữ liệu của chúng tôi sẽ an toàn hơn bao giờ hết.”
Adam Nerell Giám đốc thông tin, Humana
Colgate-Palmolive di chuyển 28,000 người dùng sang Workspace trong 6 tháng
“Google Workspace nổi bật vì nó thực sự là một bộ công cụ tích hợp, với đăng nhập một lần và một thư mục. Google Workspace được xây dựng cho đám mây, không có di sản tại chỗ. Chúng tôi cảm thấy rằng Google sẽ tiếp tục là nhà đổi mới lớn nhất trong cộng tác đám mây và là đối tác mà chúng tôi có thể cùng phát triển”, Mitch Cohen, giám đốc cộng tác tại công ty sản phẩm tiêu dùng toàn cầu Colgate-Palmolive cho biết. Chỉ trong ba tháng, hơn 94% người dùng đã tích cực sử dụng Google Drive và hơn 57,000 giờ phiên họp Google Meet đã được tiến hành chỉ trong một tháng. Bây giờ, mọi người từ bộ phận C đến phòng thư tại Colgate đều có tài khoản Google Workspace và sử dụng hàng ngày.
Chương 3
Công cụ và tài nguyên di chuyển từ Google
Trong quá trình di chuyển, các tổ chức có thể truy cập vào một loạt các công cụ, quy trình và hỗ trợ của bên thứ nhất và bên thứ ba từ Google để giúp đơn giản hóa quá trình từ khâu lập kế hoạch đến thực hiện.
Đại diện tài khoản Workspace của bạn
Là điểm dừng chân đầu tiên của bạn, hãy liên hệ với đại diện tài khoản Google Workspace của bạn, người làm việc chặt chẽ với hệ sinh thái đối tác của chúng tôi và cung cấp nhiều dịch vụ trọn gói khi bạn thực hiện quá trình chuyển đổi. Các dịch vụ này bao gồm tư vấn, cố vấn, quản lý tài khoản kỹ thuật, quản lý thay đổi, hỗ trợ và đào tạo, phòng thí nghiệm chuyển đổi, v.v. Đại diện tài khoản của bạn sẽ làm việc với bạn để tìm đúng đối tác cho nhu cầu di chuyển của bạn.
Đối tác
Mạng lưới mở rộng các dịch vụ được quản lý và đối tác triển khai của chúng tôi giúp khách hàng lựa chọn giải pháp phù hợp với họ và dẫn đầu quá trình di chuyển và triển khai tổng thể. Các đối tác của chúng tôi đồng hành cùng nhiều tổ chức trong hành trình Workspace của họ, mang đến nhiều thập kỷ kinh nghiệm hỗ trợ các khách hàng lớn với tối đa 200,000 nhân viên.
Google Workspace có quan hệ đối tác chiến lược với các đối tác trên khắp các khu vực. Các đối tác công nghệ (ISV) hỗ trợ quá trình di chuyển dữ liệu cũng như kết nối với đối tác bán lại của doanh nghiệp. Khi làm việc với người quản lý tài khoản của bạn, đối tác được bạn chọn sẽ làm việc với bạn để tạo ra một kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn do Google đề xuất. Các giai đoạn này có thể bao gồm khám phá, các phiên chiến lược, kích hoạt, đào tạo và bản demo từ khâu lập kế hoạch đến triển khai và hơn thế nữa. Bạn có thể tìm thấy danh sách đầy đủ các đối tác tại đây.
Dịch vụ chuyên nghiệp
Ngoài ra, nhóm đại diện tài khoản của bạn có thể thuê Google Professional Services để bổ sung cho đối tác dịch vụ của bạn và bảo vệ hành trình triển khai với một lớp hỗ trợ kỹ thuật, quản lý thay đổi và quản trị bổ sung. Hỗ trợ này có thể bao gồm quyền truy cập vào các cố vấn chuyên gia, các biện pháp thực hành tốt nhất, liên lạc với nhóm Sản phẩm và Kỹ thuật của Google để đảm bảo thành công của các mốc triển khai chính và nhiều hơn nữa. Danh sách đầy đủ các dịch vụ do Google Professional Services cung cấp có thể được tìm thấy tại đây.
Nhóm của chúng tôi đã phát triển một phương pháp và công cụ cụ thể để hướng dẫn khách hàng trong suốt hành trình di chuyển từ giai đoạn lập kế hoạch đến khi ra mắt thành công. Ví dụ:ample, với Google Workspace Migrate, bạn có thể quản lý các đợt di chuyển quy mô lớn vào nhiều dịch vụ cốt lõi của Google Workspace từ một nơi duy nhất. Chúng tôi cung cấp tài liệu chi tiết và hướng dẫn triển khai để giúp bạn chọn tùy chọn tốt nhất để di chuyển email, lịch, danh bạ, thư mục, files và quyền vào Google Workspace. Chúng tôi đã tuyển chọn các tài nguyên để giúp bạn trong từng bước, bao gồm:
- Tài nguyên triển khai doanh nghiệp và hướng dẫn triển khai của chúng tôi dành cho các tổ chức lớn. Các tổ chức có thể sử dụng các tài nguyên quản lý thay đổi và hướng dẫn kỹ thuật này để triển khai Google Workspace cho các tổ chức lớn. Thực hiện theo kế hoạch triển khai 90 ngày của chúng tôi để giới thiệu Google Workspace cho người dùng của bạn, thử nghiệm các dịch vụ và di chuyển dữ liệu, cũng như chuyển đổi thành công toàn bộ tổ chức của bạn.
- Hướng dẫn triển khai kỹ thuật và hướng dẫn di chuyển để có hướng dẫn chuyên sâu. Các tài nguyên này cung cấp thông tin chi tiết, toàn diện về các chủ đề cụ thể hơn, chẳng hạn như di chuyển dữ liệu từ Microsoft Outlook sang Google Workspace và nhiều hơn nữa.
Google Workspace cung cấp cho các tổ chức doanh nghiệp các công cụ cộng tác hiện đại và môi trường đám mây an toàn. Với phương pháp tiếp cận có cấu trúc, các công cụ đã được chứng minh và sự hỗ trợ của chuyên gia, di chuyển là một quá trình có thể quản lý được. Hãy để Google Workspace giúp bạn khai phá toàn bộ tiềm năng của lực lượng lao động.
Tài liệu / Tài nguyên
 |
Ứng dụng Google Workspace [tập tin pdf] Hướng dẫn sử dụng Ứng dụng Workspace, Workspace, Ứng dụng |